Implantar ponto eletrônico parece projeto de compra. Você escolhe o equipamento, instala, treina o pessoal e pronto. Só que o teste real não é o dia da instalação. É o primeiro fechamento de folha, três semanas depois, quando o analista do DP descobre que quarenta pessoas têm marcação faltando e ninguém sabe se foi o funcionário que esqueceu ou o relógio que não sincronizou.
Já acompanhei implantação que virou noite por causa disso. E quase sempre o problema não estava no aparelho.
Antes de comprar: levante a sua realidade, não a do catálogo
Essa fase leva meio dia e economiza semanas. O que você precisa ter no papel:
- Quantos trabalhadores CLT, por endereço. Lembre que o artigo 74 da CLT obriga o registro de jornada no estabelecimento com mais de vinte trabalhadores.
- Quantos são externos, de home office ou de obra.
- Quais escalas existem de verdade. Não a escala do contrato, a que acontece: 12×36, turno de revezamento, jornada com intervalo variável, plantão.
- O que a convenção coletiva da sua categoria diz sobre ponto, tolerância, banco de horas e compensação.
- Qual sistema de folha você usa e qual formato de arquivo ele importa.
Esse último item derruba projeto. Software de ponto bonito que não conversa com a folha vira digitação manual todo mês.
Escolher o formato de registro
A Portaria 671/2021 reconhece três formatos de registro eletrônico. O REP-C é o equipamento físico convencional, com comprovante de marcação e memória inviolável. O REP-A depende de previsão em convenção ou acordo coletivo. O REP-P é o registro por programa, sem equipamento dedicado, e não exige acordo coletivo.
Para a maioria das empresas com sede fixa, o desenho mais tranquilo é relógio na entrada e aplicativo só para quem realmente trabalha fora. Escrevemos um comparativo detalhado dos três formatos, vale a leitura antes de assinar qualquer proposta.
A instalação é o dia mais fácil. Cuide do que vem antes
Três coisas resolvem 90% dos chamados de pós-instalação:
Ponto de energia e rede definidos com antecedência. Relógio instalado em tomada compartilhada com máquina de solda é sinônimo de reinício aleatório. Se for usar rede sem fio, teste o sinal no ponto exato antes de furar a parede.
Altura e posição pensadas para o corpo, não para a estética. Leitora facial instalada alta demais não lê quem tem 1,55 m. Leitora contra a janela pega contraluz o dia inteiro. Isso vira fila e vira marcação perdida.
Bobina e suprimento de reserva. Se o seu equipamento emite comprovante impresso, acabou a bobina, acabou a marcação regular. Deixe caixa fechada no armário do RH, não no depósito que fica trancado.
Cadastro: a etapa que todo mundo subestima
Cadastrar trezentas pessoas leva tempo e precisa de método. Faça por setor, com lista de conferência, e confirme cada cadastro com uma marcação de teste na hora. Cadastro facial feito às pressas, com a pessoa de boné e olhando para o lado, falha na semana seguinte.
Se você vai usar biometria, trate o assunto com seriedade. Dado biométrico é dado pessoal sensível pela Lei Geral de Proteção de Dados. Escreva um aviso curto explicando o que é coletado, para quê, por quanto tempo e quem acessa. Ofereça cartão de proximidade para quem não quiser cadastrar o rosto ou a digital. Isso evita atrito com o sindicato e com o próprio funcionário.
Rode um mês em paralelo
Essa é a recomendação que mais gera resistência e mais salva projeto. No primeiro mês, mantenha o controle antigo funcionando junto com o novo. Folha de ponto em papel, planilha, o que for.
No fim do mês você compara os dois. Onde bateu, ótimo. Onde não bateu, você descobre o problema com tempo de corrigir, e não com o prazo da folha vencendo. Custa um mês de trabalho dobrado do DP. Vale cada hora.
Fechamento: o que precisa estar pronto
Quando chega o fechamento, a sequência é sempre a mesma:
- Extrair o AFD, o Arquivo Fonte de Dados, com as marcações exatamente como foram registradas.
- Processar no programa de tratamento, que aplica jornada contratual, intervalos e ocorrências.
- Gerar o espelho de ponto e o AEJ, o Arquivo Eletrônico de Jornada.
- Distribuir o espelho para conferência e assinatura dos funcionários.
- Tratar as exceções: falta, atestado, esquecimento, abono.
- Exportar para a folha e conferir totais de horas extras e adicional noturno por amostragem.
Guarde AFD, AEJ, espelhos e comprovantes por cinco anos. É o prazo prescricional trabalhista, e é o período que uma reclamatória alcança. Quando a fiscalização solicita, a norma prevê prazo mínimo de dois dias para apresentação dos arquivos, o que na prática significa que o sistema precisa gerar isso sozinho, sem chamado no suporte do fornecedor.
O erro mais caro que eu vejo
Empresa que compra equipamento e não compra treinamento do DP. O analista aprende no susto, cria um jeito próprio de abonar falta, e seis meses depois ninguém consegue explicar de onde saiu um saldo de banco de horas. O equipamento estava certo o tempo todo.
Se quiser fazer isso com companhia
A gente vende relógio de ponto, software de tratamento e faz instalação, cadastro e treinamento do time de RH. Se a sua implantação está para acontecer ou se o fechamento anda doendo todo mês, chama a gente para uma conversa. Em muitos casos o ajuste é de configuração e de rotina, não de equipamento novo.